O armazenamento de Notas Fiscais exige um alto nível de segurança, pois qualquer documento fiscal, seja Nota Fiscal eletrônica (NFe), Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) ou Nota de Serviço eletrônica (NFSe), deve ser armazenado tanto pelo emitente quanto pelo destinatário.
Isso vale tanto por no mínimo 5 anos além do ano em curso, segundo a legislação vigente.
Quando estes documentos são solicitados pelo Fisco, é necessário apresentar o arquivo XML à administração tributária. Apenas se o destinatário não for um contribuinte credenciado a emitir NFe, poderá armazenar o DANFe (Documento Auxiliar de NFe, impresso em papel). Fora este caso, o DANFe não tem validade jurídica.
Considerando que o armazenamento em mídias físicas como HDs, pendrives, CDs ou outros dispositivos não é totalmente seguro, já que elas podem sofrer avarias ou se perderem, fazendo com que a empresa perca todos os seus arquivos XML, a tecnologia possibilitou soluções inovadoras, práticas e eficientes.