A NF-e ( Nota Fiscal Eletrônica ) é a versão digital da nota fiscal e de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços. A validade fiscal é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e a Autorização de uso fornecida pelo Fisco.
A NF-e é representada e armazenada através de um arquivo XML. Após a emissão e a validação da NF-e junto ao fisco, o emissor deve disponibilizar e enviar para o e-mail do comprador a nota fiscal.
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é a forma impressa da NF-e que deve acompanhar as mercadorias em trânsito e que trafega até o destinatário no formato PDF (Portable Document Format)
A nota fiscal eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial.
- Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica (vendedores):
- Redução de custos de impressão do documento fiscal
- Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais.
- Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B).
- Para as empresas destinatárias de Notas Fiscais (compradores):
- Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias
- Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e
- Redução de erros de escrituração
- Benefícios para a Sociedade:
- Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;
- Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
- Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
Com a obrigatoriedade da NF-e outros documentos fiscais se tornaram também eletrônicos e passaram a utilizar o formato XML como base. São eles:
- CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico
- NFS-e – Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
- MDF-e – Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais