Os documentos fiscais fazem parte da rotina de qualquer empresa e sua correta gestão é essencial para atingir o compliance fiscal.
Um grande problema, porém, é que muitos empreendedores e gestores não conhecem o tema de forma mais aprofundada.
Desse modo, correm o risco de entrar em problemas com a Receita Federal, que possui diretrizes bastante rígidas relacionadas aos documentos fiscais.
Neste conteúdo, vamos apresentar um guia completo sobre documentos fiscais, sua função e seus principais tipos! No fim, você ainda confere uma dica bônus para melhorar a gestão desses documentos.
E então, que tal aprender tudo sobre o assunto?
Documentos fiscais são declarações emitidas diante de qualquer operação realizada entre empresas, órgãos públicos ou pessoas físicas.
Eles caracterizam diversos tipos de operações, como transações (a venda de bens ou de prestação de serviços), bem como comprovam que a tributação foi devidamente realizada.
E bom, veja bem:
Se a sua empresa efetua qualquer tipo de operação tributável, mesmo que seja isenta de impostos, é obrigada a emitir os devidos documentos fiscais.
Portanto, os documentos fiscais são obrigatórios para as empresas, que devem realizar sua escrituração e armazená-los por um prazo de 5 anos.
Hoje em dia, boa parte dos documentos fiscais são emitidos eletronicamente — alguns deles, inclusive, devem contar com certificado digital para garantir a proteção dos dados.
Para que servem os documentos fiscais?
Como você viu, os documentos fiscais possuem algumas funções.
A principal é servir como comprovante de uma negociação, que pode envolver tanto dinheiro (como uma compra com um fornecedor), como outros bens e serviços (como a liberação de uma carga do seu centro de distribuição para transporte).
Eles são utilizados para ajudar a contabilidade a preparar os livros fiscais, bem como toda prestação de contas com o Fisco.
Assim, servem de guia para compreender se os impostos devidos (como ICMS ou ISS) foram pagos corretamente.
Esses documentos fiscais também podem ser valiosos em casos de processos, por isso, é obrigatório que contenham uma assinatura digital do seu emissor (no caso dos documentos emitidos eletronicamente).
Assim, é possível garantir validade jurídica ao documento, comprovando que seu conteúdo é autêntico.
Qual a importância dos documentos fiscais nas empresas?
Os documentos fiscais são instrumentos importantíssimos para que a empresa cumpra com o compliance fiscal, não se comprometendo com o Fisco.
Na verdade, a correta emissão dos documentos fiscais é uma obrigação prevista em lei. Se um negócio for pego não emitindo-os (seja de forma deliberada ou não), pode ser enquadrado como sonegação de impostos.
De acordo com a Lei 4.729/65, o responsável pode cumprir pena de detenção de seis meses a dois anos, além de ser penalizado com uma multa de duas a cinco vezes o valor do tributo devido.
Pesado, certo?
Por isso, entre as missões diárias das empresas, a gestão dos documentos fiscais se destaca.
Afinal, conforme um negócio cresce, o número de movimentações e operações também cresce.
O que é muito bom para a empresa, mas também significa uma carga muito maior de documentos a serem emitidos, transmitidos, armazenados e protegidos.
Portanto, uma boa e moderna gestão fiscal é necessária para que, entre outras coisas, facilite-se a busca por documentos específicos sempre que for necessário.
Quais são os principais tipos de documentos fiscais?
Agora que você entendeu o conceito por trás dos documentos fiscais, é hora de mergulhar fundo em outra parte teórica que gera confusões em muitos gestores e empreendedores:
Os tipos de documentos fiscais!
Acima, mencionamos um deles e provavelmente o principal documento fiscal, a nota fiscal.
Mas veja bem, o sistema tributário brasileiro é extremamente complexo — e isso não é novidade.
A questão é que essa complexidade contribui para o baixo nível de entendimento sobre o assunto.
Um dos problemas, por exemplo, é a falta de padronização de muitos documentos fiscais. No caso das notas fiscais, elas são diferenciadas por tipo de operação: venda de mercadoria ou prestação de serviços.
Porém, há muitos outros documentos fiscais que rondam o dia a dia de uma empresa. Você sabe quais são eles?
Os principais tipos de documentos são:
- Nota fiscal eletrônica (NF-e)
- Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)
- Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)
- Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)
- Manifesto de documentos fiscais eletrônicos (MDF-e)
- Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT)
- Cupom fiscal
- Carta de correção eletrônica (CC-e)
- Nota fiscal eletrônica (NF-e)
- Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)
- Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)
- Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)
- Manifesto de documentos fiscais eletrônicos (MDF-e)
- Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT)
- Cupom fiscal
- Carta de correção eletrônica (CC-e)