Há quem acredite que as versões em papel são mais importantes que os arquivos digitais. Na verdade, porém, são apenas documentos auxiliares. O que importa mesmo é o XML, que contém dados mais completos em relação à transação. O armazenamento de NF-e deve, então, figurar entre as preocupações do escritório contábil.
Precisamos destacar uma obrigação acessória tributária estabelecida em lei tanto para o emissor quanto para o destinatário: o armazenamento das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) em formato XML.
As NF-es não ficam para sempre no banco de dados da Secretaria da Fazenda (Sefaz). Para ter acesso a esses arquivos sempre que quiser, portanto, o escritório preciso tê-los em seu próprio sistema. Daí surge a necessidade de uma estrutura para esse armazenamento.
A exigência da Receita Federal é de que as empresas guardem esses documentos por pelo menos 5 anos, mais o tempo restante no exercício vigente na data de sua emissão, mantendo-os sempre à mão.
O XML é a versão digital da NF-e. Esse formato segue o padrão de escrituração fiscal nacional.
O processo que permite guardar as NF-es e seus respectivos arquivos XMLs é relativamente simples, basta enviá-los ao servidor e todo o processo transcorre de forma automatizada.
Não só a probabilidade de perda de arquivos na nuvem é muito menor como, além disso, a integridade dos documentos é mantida pelos backups constantes feitos de forma automática.
O armazenamento de NF-es em nossa ferramenta traz facilidade proporcionada ao compartilhamento de informações. Todos os profissionais autorizados, clientes e transportadoras têm acesso a eles de forma rápida e segura. Assim, sem a necessidade de fazer impressões, downloads ou envios de e-mail e os processos se tornam muito mais ágeis.
Com a nossa ferramenta, todas as NF-es recebidas ou emitidas podem ser armazenadas com segurança e praticidade. As NF-es ficam armazenadas com segurança pois são replicadas entre servidores oferecendo alta disponibilidade.
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